Traitement de fichiers des écritures comptables FEC

Ajout de janvier 2017 : le logiciel SAP® ne permet pas d’exporter des fichiers au format FEC. Il existe des solutions de traitement qui nécessitent l’export de fichiers et ensuite leur traitement. Pour toute d’information adresser une demande via le formulaire en bas de page.

Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d’un contrôle de l’Administration fiscale. Ces fichiers FEC doivent répondre à des spécifications précises définies à l’Article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales. Pour aider les entreprises, l’Administration fournit un utilitaire intitulé Test Compta Démat qui se borne à vérifier que les libellés des colonnes du fichier ainsi que son formattage sont bien conformes. On pourra également se reporter à la présentation de l’Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières et intitulée Écritures comptable : présentation obligatoire aux vérificateurs sous format dématérialisé.

Les services comptables et les cabinets d’experts comptables utilisent souvent Excel pour traiter manuellement les fichiers d’écritures comptables. Notamment le fameux tableau croisé dynamique est utilisé pour calculer la balance comptable ; c’est-à-dire, pour chaque compte, la somme des montants en débit et en crédit.

Excel possède cependant plusieurs limitations :

1. D’une part, il est limité à 65.536 (2¹⁶) lignes dans sa version 2003 et 1.048.576 (2²⁰) lignes dans sa version 2007. Cette limitation interdit donc de concaténer et de traiter des fichiers dépassant un nombre de lignes donné. Il paraît incroyable, qu’à l’ère du big data, les entreprises utilisent quotidiennement un outil qui ne peut pas gérer plusieurs millions d’écritures comptables. Il existe cependant des outils de substitution, mais ils sont trop souvent méconnus des intéressés.
2. D’autre part, Excel – comme tous les langages informatiques qui utilisent la norme IEEE 754 – ne traite pas correctement les décimales et commet des erreurs d’arondi en virgule flottante. Ainsi, un fichier de quelques centaines de montants exprimés en euro va calculer la somme 0,17999 au lieu de 0,18, ce qui entrainera nécessairement des erreurs, notamment si l’on fait ensuite des tests d’égalité ou d’inégalité. Là encore, il existe des techniques pour s’affranchir des limites relatives aux nombres décimaux lorsque l’on effectue des calculs avec des montants.

Pour en finir avec Excel, certains estiment d’ailleurs à 88% (pourcentage au demeurant très précis !) le nombre de feuilles de calcul comportant des erreurs. En gros, 9 fois sur 10 une feuille de calcul est erronée. On peut lire à ce sujet l’excellent billet de Louis Naugès qui traite de l’informatique fantôme et entre autres d’Excel.

Par ailleurs, la détermination de la balance comptable à partir des écritures peut être l’occasion de vérifier la loi de Benford sur les montants. Ce test se base sur le principe que la distribution du premier chiffre significatif d’une série de nombres (en l’occurence des montants) n’est pas uniforme mais suit, sous certaines hypothèses, la distribution décroissante suivante :

Ensuite, un test statistique, dit du χ², peut être appliqué aux écarts entre les fréquences théoriques fournies par la loi de Benford et les fréquences observées. Pour ce faire, on calcule pour chaque chiffre de 1 à 9 la grandeur (N_observé – N_théorique)² / N_théorique. Le test permet de contrôler la validité des données. En l’occurence, une valeur de test supérieure à 15,5 révèle une anomalie dans 95% des cas.